Datenschutzerklärung

Verantwortlicher für die im Zusammenhang mit der Nutzung des Dienstes Domaluce (der „Dienst“) verarbeiteten personenbezogenen Daten ist [Name des Unternehmens bzw. des Einzelunternehmers, Sitzadresse, Steuernummer — noch auszufüllen] (der „Verantwortliche“, „wir“).

Kontakt in Datenschutzangelegenheiten: [Kontakt-E-Mail — noch auszufüllen].

Je nachdem, wie Sie den Dienst nutzen, verarbeiten wir:

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash gespeichert, niemals im Klartext);
• optionale Profildaten: Anzeigename, Telefon, Position;
• Unternehmensdaten: Name, Logo, Markenfarben, auf Dokumenten verwendete Kontaktdaten, ein optionaler eigener Anthropic-API-Schlüssel (verschlüsselt gespeichert, niemals im Klartext);
• Projekt- und Angebotsdaten: Produktnamen und Spezifikationen, Preise, Fotos, von Ihnen eingegebene Kontaktdaten von Endkunden (z. B. im „Projektpass“);
• technische Daten: IP-Adresse, Anmeldezeitpunkte, Fehlerprotokolle der Anwendung (siehe Abschnitt 6).

Wir speichern keine Zahlungskartendaten: Kartenzahlungen wickelt Stripe ab (siehe Abschnitt 4). Von Stripe erhalten wir nur die Kennungen Ihres Stripe-Kunden und Ihres Abonnements, den Tarif, den Abrechnungszeitraum, den Abonnementstatus und das Enddatum des laufenden Zeitraums.

Wenn Sie sich für die Anmeldung mit Google entscheiden, fordert der Dienst über die OAuth-2.0-Anmeldung von Google eine einzige, begrenzte Information aus Ihrem Google-Konto an: Ihre E-Mail-Adresse und den Status ihrer Verifizierung durch Google. Wir fordern keinen Zugriff auf Ihr Gmail-Postfach, Google Drive, Google Kalender, Ihre Kontakte oder andere Google-Daten bzw. -Dienste an.

Diese E-Mail-Adresse und ihren Verifizierungsstatus verwenden wir ausschließlich zu einem Zweck: um Ihr bestehendes Konto im Dienst zu identifizieren (sofern der Administrator Ihres Unternehmens Sie bereits unter dieser E-Mail-Adresse eingeladen hat) und Sie ohne Passwort anzumelden. Wir verwenden diese Daten nicht zu Werbezwecken, verkaufen sie nicht und geben sie an keine dritte Partei weiter außer an die in Abschnitt 4 genannten Unterauftragsverarbeiter, und zwar unter denselben Bedingungen wie alle anderen Kontodaten.

Die Nutzung und Übermittlung von Informationen, die Domaluce von Google-APIs erhält, erfolgt im Einklang mit der Google API Services User Data Policy (Richtlinie für Nutzerdaten der Google-API-Dienste; https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), einschließlich der Anforderungen an die eingeschränkte Nutzung (Limited Use).

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) — Einrichtung und Betrieb des Kontos, Bereitstellung der Funktionen des Dienstes, technischer Support;
• berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) — Sicherheit des Dienstes, Betrugsprävention, Fehlerdiagnose, Kontozugriff durch Support-Mitarbeiter zur Behebung eines gemeldeten Problems (siehe Abschnitt 10);
• rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) — z. B. Bearbeitung von Beschwerden, steuer- und buchhaltungsrechtliche Vorschriften, soweit anwendbar.

Wir setzen vertrauenswürdige Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen verarbeiten:

• Anthropic — Auslesen von Produktdaten von der Seite eines Lieferanten (KI-Erkennung); der Seiteninhalt wird nur dann an Anthropic gesendet, wenn der Nutzer diese Funktion auslöst. Hat der Nutzer einen eigenen API-Schlüssel (BYOK) hinterlegt, richtet sich die Verarbeitung nach seinem eigenen Vertrag mit Anthropic. Anthropic betreibt außerdem den optionalen KI-Assistenten (Abschnitt 12): Die Frage des Nutzers und die erforderlichen Daten aus seinen Projekten werden gesendet, wenn die Frage gestellt wird;
• Brevo / Resend — transaktionale E-Mails (Registrierungsbestätigung, Passwort-Zurücksetzung, Team-Einladungen, Erinnerungen an die Abonnementverlängerung);
• OVHcloud (OVH Groupe SA) — Serveranbieter (Infrastruktur MinIO / Datenbank), auf dem Dateien (Produktfotos, Logos) und Daten des Dienstes gespeichert werden; der Server befindet sich im Vereinigten Königreich;
• Cloudflare, Inc. — DNS, CDN und Schutz vor Angriffen (WAF, Bot Fight Mode); verarbeitet Metadaten des an den Dienst gerichteten Netzwerkverkehrs (IP-Adressen, Anfrage-Header);
• Stripe — Zahlungsabwicklung für kostenpflichtige Tarife; Kartendaten werden direkt in das Zahlungsformular von Stripe eingegeben und von uns nicht gespeichert; übermittelt werden: die E-Mail-Adresse des Unternehmenskontos, die interne Kennung des Unternehmens, der Tarif, der Abrechnungszeitraum und etwaige Guthaben [Stripe-Vertragspartner, dessen Sitz und Auftragsverarbeitungsvertrag — noch auszufüllen];
• Google — nur, wenn sich der Nutzer mit einem Google-Konto anmeldet.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht zu Marketingzwecken an Dritte weiter.

Anthropic verarbeitet Daten außerhalb des EWR (Vereinigte Staaten). Die Übermittlung stützt sich auf die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln oder einen anderen anwendbaren DSGVO-Konformitätsmechanismus dieses Anbieters. Wenn Sie Ihren eigenen API-Schlüssel (BYOK) verwenden, richtet sich diese Übermittlung nach Ihrem eigenen Vertrag mit Anthropic.

Der Server unseres Infrastrukturanbieters (OVHcloud) befindet sich im Vereinigten Königreich, das formal nicht zum EWR gehört. Die Europäische Kommission hat das Vereinigte Königreich jedoch als Land mit einem angemessenen Schutzniveau für personenbezogene Daten anerkannt (Angemessenheitsbeschluss), sodass diese Übermittlung im Einklang mit der DSGVO ohne zusätzliche Garantien erfolgt.

Von Stripe verarbeitete Zahlungsdaten (siehe Abschnitt 4) können außerhalb des EWR übermittelt werden. [Ort der Datenverarbeitung bei Stripe und Übermittlungsmechanismus — noch auszufüllen]

• Konto- und Unternehmensdaten — bis zur Löschung des Kontos durch den Nutzer oder den Verantwortlichen gemäß den Nutzungsbedingungen;
• technisches Fehlerprotokoll (ErrorLog) — bis zu 90 Tage, danach automatische Löschung;
• Protokoll der Support-Zugriffe (Impersonation) — wird als Prüfnachweis zu Zwecken der Rechenschaftspflicht und Sicherheit aufbewahrt;
• Gesprächstext mit dem KI-Assistenten — bis zu 30 Tage; Nutzungsmetadaten des Assistenten (ohne Inhalte) — bis zu 24 Monate (siehe Abschnitt 12);
• Datenbank-Backups — gemäß dem Backup-Rotationszyklus der Infrastruktur.

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Übertragbarkeit Ihrer Daten sowie das Recht, der auf berechtigtem Interesse beruhenden Verarbeitung zu widersprechen. Zur Ausübung dieser Rechte schreiben Sie an die Adresse in Abschnitt 1.

Sie haben außerdem das Recht, bei der nationalen Datenschutzbehörde Beschwerde einzulegen (in Polen: der Präsident der Datenschutzbehörde, UODO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt.

Der Dienst verwendet nur unbedingt erforderliche Cookies (Aufrechterhaltung der Sitzung eines angemeldeten Nutzers) und den lokalen Speicher des Browsers für Anzeigeeinstellungen (z. B. helles/dunkles Design, gewählte Sprache, die ID des letzten Gesprächs mit dem KI-Assistenten im Sitzungsspeicher des Tabs). Wir verwenden keine Werbe-Cookies und keine Analyse-Cookies von Drittanbietern.

Die Domaluce-Erweiterung für Chrome dient einem einzigen Zweck: Produkte direkt von der Seite eines Lieferanten in den Dienst zu übernehmen. Dafür verarbeitet die Erweiterung:

• den Inhalt der geöffneten Produktseite (HTML und URL) — wird nur dann an den Dienst gesendet, wenn der Nutzer auf die Schaltfläche zur Erkennung von Produktdaten klickt; dient dem Auslesen von Produktname, Preis, Fotos und Spezifikation, auch mithilfe von KI (siehe Abschnitt 4);
• einen Screenshot eines ausgewählten Bildschirmbereichs — nur, wenn der Nutzer den Bereich selbst auswählt; wird als Produktfoto an den Dienst gesendet;
• Anmelde- und Sitzungsdaten — ein Sitzungstoken und grundlegende Kontodaten (E-Mail-Adresse, Unternehmen, Rolle), lokal im Speicher der Erweiterung abgelegt; bei der Anmeldung mit Google erhält die Erweiterung von Google nur die E-Mail-Adresse;
• Einstellungen — die gewählte Sprache der Oberfläche.

Die Erweiterung verfolgt keinen Browserverlauf, liest keine Seiten, auf denen der Nutzer sie nicht geöffnet hat, zeigt keine Werbung und gibt keine Daten an andere als die in Abschnitt 4 genannten Unterauftragsverarbeiter weiter. Daten werden ausschließlich über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS) an den Dienst gesendet und niemals verkauft oder für Zwecke verwendet, die nicht mit der Funktion der Erweiterung zusammenhängen. Die Verwendung der Informationen entspricht der Chrome Web Store User Data Policy, einschließlich der Anforderungen an die eingeschränkte Nutzung (Limited Use).

Durch die Abmeldung werden Sitzungstoken und Kontodaten aus dem Speicher der Erweiterung entfernt; die Deinstallation der Erweiterung entfernt alle ihre lokalen Daten. Im Dienst hinzugefügte Produkte und Fotos unterliegen den in Abschnitt 6 beschriebenen Aufbewahrungsregeln.

Bestimmte Mitarbeiter auf unserer Seite können ausschließlich zur Diagnose eines gemeldeten technischen Problems vorübergehend auf die Kontoansicht eines Nutzers zugreifen („Anmelden als“). Jeder derartige Zugriff wird protokolliert (wer, wann, welches Konto) und ist zeitlich begrenzt. Wir verwenden diese Funktion nicht, um Konten ohne echten Supportbedarf einzusehen.

Die Integrationsfunktionen (Projektimport aus einer Datei, eingehende Adressen und API-Schlüssel, ausgehende Webhooks, E-Mails an Kunden) übertragen Daten der Endkunden des Nutzers, insbesondere Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Objektadresse, zwischen dem Dienst und den vom Nutzer gewählten Systemen (zum Beispiel seinem CRM):

• Dateiimport — eine hochgeladene CSV- oder Excel-Datei wird in eine Tabelle überführt, die höchstens 24 Stunden im Dienst gespeichert wird (und entfernt wird, sobald der Import abgeschlossen oder rückgängig gemacht ist); im Verlauf bleibt nur ein Bericht mit den Anzahlen und Gründen übersprungener Zeilen;
• KI-Hinweis zu Spalten — auf Wunsch des Nutzers werden nur die Überschriften nicht zugeordneter Spalten und bis zu 3 Beispielzeilen dieser Spalten an den KI-Anbieter gesendet (siehe Abschnitt 4);
• eingehende Adressen und API — vom System des Nutzers gesendete Daten werden im Projekt gespeichert; das Anfrageprotokoll (30 Tage aufbewahrt) enthält nur das Ergebnis, die externe Kennung und den Ablehnungsgrund, niemals den Anfragetext;
• ausgehende Webhooks — Projektereignisse (einschließlich der Kontaktdaten des Kunden und der Frist) werden an die vom Nutzer gewählte Adresse gesendet; wir speichern Ereignisinhalte bis zu 30 Tage für Wiederholungsversuche und den Zustellverlauf. Ereignisse enthalten niemals Einkaufspreise oder Marge;
• E-Mails an Kunden — eine E-Mail mit einem Spezifikationslink oder einem Kostenvoranschlag wird über den E-Mail-Anbieter (siehe Abschnitt 4) an die vom Nutzer gewählte Adresse gesendet; wir erfassen Empfänger, Art, Ergebnis und Zeitpunkt des Versands (nicht den Inhalt). Auf Wunsch des Nutzers geht eine Kopie (BCC) auch an dessen CRM-Adresse.

Der Nutzer ist dafür verantwortlich, über eine Rechtsgrundlage für die Weitergabe der Daten seiner Kunden an diese Funktionen und Systeme zu verfügen.

Der KI-Assistent steht in allen Tarifen zur Verfügung und ist standardmäßig aktiviert. Ein Administrator des Firmenkontos kann ihn jederzeit in den Einstellungen (Unternehmen → KI-Assistent) deaktivieren; solange er deaktiviert ist, werden keine Daten an den KI-Anbieter gesendet. Bei der erneuten Aktivierung bestätigt der Administrator, dass die unten beschriebenen Daten an einen externen KI-Anbieter übermittelt werden. Daten werden nur gesendet, wenn ein Nutzer dem Assistenten eine Frage stellt. Wenn Sie mit dem Assistenten sprechen, werden Sie darauf hingewiesen, dass es sich um ein System künstlicher Intelligenz handelt (Artikel 50 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2024/1689), und seine Antworten sind als KI-generiert gekennzeichnet.

Welche Daten gesendet werden. Der Text Ihrer Frage und — nur soweit zur Beantwortung erforderlich und nur aus Projekten, auf die Sie im Dienst Zugriff haben — Projektnamen, Name und Adresse des Kunden, Fristen, Artikelnamen, Katalognummern und Hersteller, Mengen, Kundenpreise, Freigabestatus, Kundenkommentare und Einträge im Änderungsprotokoll. Wir senden keine Telefonnummern oder E-Mail-Adressen von Kunden, keine Passwörter und keine API-Schlüssel. Einkaufspreise und Margen werden nur gesendet, wenn der Firmenadministrator dies gesondert (mit gesonderter Bestätigung) aktiviert.

Rollen und Rechtsgrundlage. In Projekten enthaltene Daten (einschließlich Daten von Endkunden) werden im Auftrag des Unternehmens, das den Dienst nutzt, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Artikel 28 DSGVO) verarbeitet, der auf Anfrage erhältlich ist. Für die Kontodaten des Nutzers ist die Rechtsgrundlage die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — eine vom Unternehmen bestellte Funktion), für Sicherheit und Nutzungslimits das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Als Verantwortlicher für die Daten seiner Endkunden ist das Unternehmen dafür verantwortlich, über eine Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung zu verfügen, seine Mitarbeiter und Kunden darüber zu informieren und keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Artikel 9 DSGVO) in Fragen einzugeben.

Empfänger und Übermittlung außerhalb des EWR. Anthropic, PBC (Vereinigte Staaten) — als Unterauftragsverarbeiter (siehe Abschnitte 4 und 5). Nach den API-Bedingungen des Anbieters werden über die API gesendete Daten standardmäßig nicht zum Training seiner Modelle verwendet; die Aufbewahrung auf Seiten des Anbieters richtet sich nach dessen aktuellem Auftragsverarbeitungsvertrag [Aufbewahrungsdauer beim Anbieter und Datum der Prüfung — noch auszufüllen]. Verwendet das Unternehmen seinen eigenen API-Schlüssel (BYOK), gilt dessen Vertrag mit dem Anbieter.

Wie lange wir die Daten speichern. Gesprächstext (Fragen und Antworten) — bis zu 30 Tage oder bis Sie ihn früher löschen, Ihr Konto deaktiviert wird oder Sie den Zugriff auf das betreffende Projekt verlieren (zugehörige Nachrichten werden dann gelöscht). Der Assistent speichert die Ergebnisse des Lesens von Projektdaten nicht. Nutzungsmetadaten (Datum, Tokenanzahl, Projektkennungen, keine Gesprächsinhalte) — bis zu 24 Monate, für Abrechnung, Limits und Sicherheit.

Schutzmaßnahmen. Der Assistent sieht nur das, was der angemeldete Nutzer sehen kann (der Zugriff auf Projekte wird bei jeder Anfrage geprüft), liest Daten ausschließlich und ändert oder sendet nichts. Ein Firmenadministrator kann die Gespräche anderer Personen nicht lesen, und in Sitzungen des technischen Supports ist der Assistent deaktiviert. Der Assistent trifft keine Entscheidungen, die rechtliche Wirkung entfalten oder Personen in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Artikel 22 DSGVO).

Ihnen stehen die in Abschnitt 7 beschriebenen Rechte zu, einschließlich des Rechts, ein Gespräch im Assistentenfenster zu löschen. Die Antworten des Assistenten können fehlerhaft sein — prüfen Sie wichtige Daten im Dienst.

Passwörter werden als Hash gespeichert (bcrypt). Ein eigener Anthropic-API-Schlüssel des Nutzers (BYOK) wird vor der Speicherung mit AES-256-GCM verschlüsselt und von der API niemals im Klartext zurückgegeben. Die Kommunikation mit dem Dienst nutzt im Produktivbetrieb eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS).

Wir können diese Erklärung aktualisieren, insbesondere aufgrund von Änderungen des Funktionsumfangs des Dienstes oder der geltenden Rechtslage. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder durch einen Hinweis im Dienst.

Bei Fragen zu dieser Erklärung oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich an: [Kontakt-E-Mail — noch auszufüllen].