Privacybeleid

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verwerkt in verband met het gebruik van de dienst Domaluce (de „Dienst”) is [naam van de rechtspersoon of ondernemer, vestigingsadres, belastingnummer — in te vullen] (de „Verwerkingsverantwoordelijke”, „wij”).

Contact voor kwesties rond gegevensbescherming: [contact-e-mailadres — in te vullen].

Afhankelijk van hoe u de Dienst gebruikt, verwerken wij:

• accountgegevens: e-mailadres, wachtwoord (uitsluitend als hash opgeslagen, nooit in leesbare tekst);
• optionele profielgegevens: weergavenaam, telefoon, functie;
• bedrijfsgegevens: naam, logo, merkkleuren, op documenten gebruikte contactgegevens, een optionele eigen Anthropic-API-sleutel (versleuteld opgeslagen, nooit in leesbare tekst);
• project- en offertegegevens: productnamen en specificaties, prijzen, foto's, contactgegevens van eindklanten die u invoert (bijvoorbeeld in het „paspoort” van een project);
• technische gegevens: IP-adres, inlogtijdstippen, foutlogboeken van de applicatie (zie punt 6).

Wij slaan geen betaalkaartgegevens op: kaartbetalingen worden verwerkt door Stripe (zie punt 4). Van Stripe ontvangen wij alleen de identificatoren van uw klant en uw abonnement bij Stripe, het gekozen abonnement, de factuurperiode, de status van het abonnement en de einddatum van de lopende periode.

Wanneer u ervoor kiest om in te loggen met Google, vraagt de Dienst via Google's OAuth 2.0-inlogmethode één beperkt gegeven van uw Google-account op: uw e-mailadres en of Google dit heeft geverifieerd. Wij vragen geen toegang tot uw Gmail, Google Drive, Google Agenda, contacten of andere Google-gegevens of -diensten.

Wij gebruiken dit e-mailadres en de verificatiestatus voor één enkel doel: het identificeren van uw bestaande account in de Dienst (als de beheerder van uw bedrijf u al op dit e-mailadres heeft uitgenodigd) en het zonder wachtwoord inloggen. Wij gebruiken deze gegevens niet voor advertentiedoeleinden, verkopen ze niet en delen ze met niemand anders dan de in punt 4 genoemde subverwerkers, onder dezelfde voorwaarden als andere accountgegevens.

Het gebruik en de doorgifte door Domaluce van informatie die van Google-API's is ontvangen, voldoet aan het Google API Services User Data Policy (beleid voor gebruikersgegevens van Google-API-diensten; https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), met inbegrip van de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use).

• uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b AVG) — het aanmaken en beheren van het account, het leveren van de functies van de Dienst, technische ondersteuning;
• gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 onder f AVG) — beveiliging van de Dienst, fraudepreventie, foutdiagnose, toegang van supportmedewerkers tot het account om een gemeld probleem op te lossen (zie punt 10);
• wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 onder c AVG) — bijvoorbeeld de afhandeling van klachten, fiscale en boekhoudkundige regels waar van toepassing.

Wij maken gebruik van betrouwbare aanbieders die in onze opdracht gegevens verwerken op basis van verwerkersovereenkomsten:

• Anthropic — het uitlezen van productgegevens van de pagina van een leverancier (AI-herkenning); de inhoud van de pagina wordt alleen naar Anthropic gestuurd wanneer de gebruiker deze functie activeert. Heeft de gebruiker een eigen API-sleutel (BYOK) ingesteld, dan wordt de verwerking beheerst door zijn eigen overeenkomst met Anthropic. Anthropic verzorgt ook de optionele AI-assistent (punt 12): de vraag van de gebruiker en de benodigde gegevens uit zijn projecten worden verzonden op het moment dat de vraag wordt gesteld;
• Brevo / Resend — transactionele e-mails (bevestiging van registratie, wachtwoordherstel, teamuitnodigingen, herinneringen aan de verlenging van het abonnement);
• OVHcloud (OVH Groupe SA) — serveraanbieder (infrastructuur MinIO / database) waarop bestanden (productfoto's, logo's) en gegevens van de Dienst worden opgeslagen; server gevestigd in het Verenigd Koninkrijk;
• Cloudflare, Inc. — DNS, CDN en bescherming tegen aanvallen (WAF, Bot Fight Mode); verwerkt metadata van netwerkverkeer (IP-adressen, requestheaders) gericht op de Dienst;
• Stripe — verwerking van betalingen voor betaalde abonnementen; kaartgegevens worden rechtstreeks in het betaalformulier van Stripe ingevoerd en niet door ons opgeslagen; gedeelde gegevens: het e-mailadres van het bedrijfsaccount, de interne identificatie van het bedrijf, het abonnement, de factuurperiode en eventuele tegoeden [contracterende Stripe-entiteit, vestigingsplaats en verwerkersovereenkomst — in te vullen];
• Google — alleen als de gebruiker inlogt met een Google-account.

Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet met derden voor marketingdoeleinden.

Anthropic verwerkt gegevens buiten de EER (Verenigde Staten). De doorgifte berust op de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen of een ander toepasselijk AVG-conformiteitsmechanisme dat door deze aanbieder wordt gebruikt. Gebruikt u uw eigen API-sleutel (BYOK), dan wordt deze doorgifte beheerst door uw eigen overeenkomst met Anthropic.

De server van onze infrastructuuraanbieder (OVHcloud) is gevestigd in het Verenigd Koninkrijk, dat formeel geen deel uitmaakt van de EER. De Europese Commissie heeft het Verenigd Koninkrijk echter erkend als een land met een passend niveau van gegevensbescherming (adequaatheidsbesluit), waardoor deze doorgifte plaatsvindt in overeenstemming met de AVG, zonder aanvullende waarborgen.

Betaalgegevens die door Stripe worden verwerkt (zie punt 4), kunnen buiten de EER worden doorgegeven. [plaats van gegevensverwerking door Stripe en doorgiftemechanisme — in te vullen]

• account- en bedrijfsgegevens — tot het account door de gebruiker of de Verwerkingsverantwoordelijke wordt verwijderd, overeenkomstig de Voorwaarden;
• technisch foutlogboek (ErrorLog) — maximaal 90 dagen, daarna automatisch verwijderd;
• logboek van supporttoegang (impersonatie) — bewaard als auditspoor ten behoeve van verantwoording en beveiliging;
• tekst van gesprekken met de AI-assistent — maximaal 30 dagen; gebruiksmetadata van de assistent (zonder inhoud) — maximaal 24 maanden (zie punt 12);
• databaseback-ups — volgens de back-uprotatiecyclus van de infrastructuur.

U hebt het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid van uw gegevens, en het recht bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Om deze rechten uit te oefenen, schrijft u naar het adres in punt 1.

U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij uw nationale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (in Polen: de president van de Poolse gegevensbeschermingsautoriteit, UODO) als u van mening bent dat de verwerking van uw gegevens in strijd is met de AVG.

De Dienst gebruikt uitsluitend strikt noodzakelijke cookies (het in stand houden van de sessie van een ingelogde gebruiker) en de lokale opslag van de browser voor weergavevoorkeuren (bijvoorbeeld licht/donker thema, gekozen taal, de ID van het laatste gesprek met de AI-assistent in de sessieopslag van het tabblad). Wij gebruiken geen advertentiecookies of analytische cookies van derden.

De Domaluce-extensie voor Chrome heeft één doel: producten rechtstreeks vanaf de pagina van een leverancier aan de Dienst toevoegen. Hiervoor verwerkt de extensie:

• de inhoud van de geopende productpagina (HTML en URL) — alleen naar de Dienst gestuurd wanneer de gebruiker op de knop voor het herkennen van productgegevens klikt; gebruikt om naam, prijs, foto's en specificaties van het product uit te lezen, ook met behulp van AI (zie punt 4);
• een schermafbeelding van een geselecteerd schermgedeelte — alleen wanneer de gebruiker het gedeelte zelf selecteert; naar de Dienst gestuurd als productfoto;
• inlog- en sessiegegevens — een sessietoken en basisgegevens van het account (e-mailadres, bedrijf, rol) die lokaal in de opslag van de extensie worden bewaard; bij inloggen met Google ontvangt de extensie van Google alleen het e-mailadres;
• instellingen — de gekozen interfacetaal.

De extensie volgt geen browsegeschiedenis, leest geen pagina's waarop de gebruiker haar niet heeft geopend, toont geen advertenties en deelt geen gegevens met anderen dan de in punt 4 genoemde subverwerkers. Gegevens worden uitsluitend via een versleutelde verbinding (HTTPS) naar de Dienst verzonden en nooit verkocht of gebruikt voor doeleinden die geen verband houden met de functie van de extensie. Het gebruik van informatie is in overeenstemming met het User Data Policy van de Chrome Web Store, waaronder de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use).

Uitloggen verwijdert het sessietoken en de accountgegevens uit de opslag van de extensie; het verwijderen van de extensie wist al haar lokale gegevens. Aan de Dienst toegevoegde producten en foto's vallen onder de bewaarregels in punt 6.

Aangewezen medewerkers aan onze kant kunnen, uitsluitend om een gemeld technisch probleem te diagnosticeren, tijdelijk toegang krijgen tot de accountweergave van een gebruiker („inloggen als”). Elke dergelijke toegang wordt vastgelegd (wie, wanneer, welk account) en is in de tijd beperkt. Wij gebruiken deze functie niet om accounts te bekijken zonder een echte supportbehoefte.

De integratiefuncties (projectimport uit een bestand, inkomende adressen en API-sleutels, uitgaande webhooks, e-mails aan klanten) verplaatsen gegevens van de eindklanten van de Gebruiker, met name naam, telefoonnummer, e-mailadres en objectadres, tussen de Dienst en de systemen die de Gebruiker kiest (bijvoorbeeld zijn CRM):

• bestandsimport — een geüpload CSV- of Excel-bestand wordt omgezet in een tabel die maximaal 24 uur in de Dienst wordt bewaard (en wordt verwijderd zodra de import is voltooid of ongedaan gemaakt); in de geschiedenis blijft alleen een rapport met aantallen en redenen van overgeslagen rijen over;
• AI-hint voor kolommen — op verzoek van de Gebruiker worden alleen de koppen van niet-gekoppelde kolommen en maximaal 3 voorbeeldrijen van die kolommen naar de AI-aanbieder gestuurd (zie punt 4);
• inkomende adressen en API — door het systeem van de Gebruiker verzonden gegevens worden in het project weggeschreven; het aanvraaglogboek (30 dagen bewaard) bevat alleen het resultaat, de externe identificatie en de reden van een afwijzing, nooit de inhoud van de aanvraag;
• uitgaande webhooks — projectgebeurtenissen (waaronder de contactgegevens van de klant en de deadline) worden verzonden naar het door de Gebruiker gekozen adres; wij bewaren de inhoud van gebeurtenissen maximaal 30 dagen voor nieuwe pogingen en de bezorggeschiedenis. Gebeurtenissen bevatten nooit inkoopprijzen of marge;
• e-mails aan klanten — een e-mail met een specificatielink of een offerte wordt via de e-mailaanbieder (zie punt 4) verzonden naar het door de Gebruiker gekozen adres; wij leggen de ontvanger, het type, het resultaat en het tijdstip van verzending vast (niet de inhoud). Op verzoek van de Gebruiker gaat ook een kopie (BCC) naar zijn CRM-adres.

De Gebruiker is verantwoordelijk voor een rechtsgrond om de gegevens van zijn klanten aan deze functies en systemen door te geven.

De AI-assistent is beschikbaar in alle abonnementen en staat standaard aan. Een beheerder van een bedrijfsaccount kan hem op elk moment uitschakelen in de Instellingen (Bedrijf → AI-assistent); zolang hij uit staat, worden er geen gegevens naar de AI-aanbieder gestuurd. Bij het opnieuw inschakelen bevestigt de beheerder dat de hieronder beschreven gegevens aan een externe AI-aanbieder worden doorgegeven. Gegevens worden alleen verzonden wanneer een gebruiker de assistent een vraag stelt. Wanneer u met de assistent praat, wordt u erop gewezen dat het een systeem voor kunstmatige intelligentie is (artikel 50 lid 1 van Verordening (EU) 2024/1689), en zijn antwoorden zijn gemarkeerd als door AI gegenereerd.

Welke gegevens worden verzonden. De tekst van uw vraag en — alleen voor zover nodig om te antwoorden en alleen uit projecten waartoe u in de Dienst toegang hebt — projectnamen, naam en adres van de klant, deadlines, artikelnamen, catalogusnummers en fabrikanten, hoeveelheden, klantprijzen, goedkeuringsstatussen, klantopmerkingen en regels uit het wijzigingslogboek. Wij sturen geen telefoonnummers of e-mailadressen van klanten, wachtwoorden of API-sleutels. Inkoopprijzen en marges worden niet verzonden tenzij de bedrijfsbeheerder dit afzonderlijk (met een aparte bevestiging) inschakelt.

Rollen en rechtsgrond. Gegevens in projecten (waaronder gegevens van eindklanten) worden verwerkt namens het bedrijf dat de Dienst gebruikt, op basis van een verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG) die op verzoek beschikbaar is. Voor de accountgegevens van de gebruiker is de rechtsgrond de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b AVG — een door het bedrijf bestelde functie) en voor beveiliging en gebruikslimieten het gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 onder f AVG). Als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van zijn eindklanten is het bedrijf verantwoordelijk voor een rechtsgrond voor deze verwerking, voor het informeren van zijn medewerkers en klanten daarover en ervoor dat er geen bijzondere categorieën van gegevens (artikel 9 AVG) in vragen worden ingevoerd.

Ontvanger en doorgifte buiten de EER. Anthropic, PBC (Verenigde Staten) — als subverwerker (zie punt 4 en 5). Volgens de API-voorwaarden van de aanbieder worden via de API verzonden gegevens standaard niet gebruikt om zijn modellen te trainen; de bewaring aan de zijde van de aanbieder wordt beheerst door zijn actuele verwerkersovereenkomst [bewaartermijn bij de aanbieder en datum van controle — in te vullen]. Gebruikt het bedrijf zijn eigen API-sleutel (BYOK), dan is zijn overeenkomst met de aanbieder van toepassing.

Hoe lang wij gegevens bewaren. Gesprekstekst (vragen en antwoorden) — maximaal 30 dagen, of totdat u hem eerder verwijdert, uw account wordt gedeactiveerd of u de toegang tot het betreffende project verliest (gerelateerde berichten worden dan verwijderd). De assistent slaat de resultaten van het lezen van projectgegevens niet op. Gebruiksmetadata (datum, aantal tokens, projectidentificaties, geen gespreksinhoud) — maximaal 24 maanden, voor facturering, limieten en beveiliging.

Waarborgen. De assistent ziet alleen wat de ingelogde gebruiker kan zien (de toegang tot projecten wordt bij elk verzoek gecontroleerd), leest alleen gegevens en wijzigt of verstuurt niets. Een bedrijfsbeheerder kan de gesprekken van anderen niet lezen en in sessies van technische ondersteuning is de assistent uitgeschakeld. De assistent neemt geen besluiten die rechtsgevolgen hebben of personen op vergelijkbare wijze significant treffen (artikel 22 AVG).

U hebt de in punt 7 beschreven rechten, waaronder het recht een gesprek in het assistentpaneel te verwijderen. De antwoorden van de assistent kunnen onjuist zijn — controleer belangrijke gegevens in de Dienst.

Wachtwoorden worden als hash opgeslagen (bcrypt). Een eigen Anthropic-API-sleutel van de gebruiker (BYOK) wordt vóór opslag versleuteld met AES-256-GCM en nooit in leesbare vorm door de API teruggegeven. De communicatie met de Dienst verloopt in productie via een versleutelde verbinding (HTTPS).

Wij kunnen dit Beleid bijwerken, met name naar aanleiding van wijzigingen in de functionaliteit van de Dienst of in de toepasselijke wetgeving. Over ingrijpende wijzigingen informeren wij u per e-mail of via een melding in de Dienst.

Voor vragen over dit Beleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via: [contact-e-mailadres — in te vullen].